Documenten opstellen is vaak een tijdverslindende activiteit. Polissen, arbeidscontracten, offertes, facturen, standaard­brieven en e-mails; het invullen, het zoeken naar de juiste gegevens en andere noodzakelijke informatie kost niet alleen tijd maar kan ook leiden tot fouten. En hoewel ooit de papier­loze maatschappij als een welkome toekomst werd voorspeld, neemt door digitale communicatie het aantal documenten alleen maar toe. Juist door die groeiende stroom van documenten kan de uniformiteit ervan in de knel komen. DocSys heeft hiertoe een beproefde oplossing: een software ­systeem waarmee snel, efficiënt en foutloos documenten worden gecreëerd.

Mark Timmerman, CEO van het Enschedese bedrijf, kent de praktijk: “ Voor het genereren van documenten zijn er organisaties die gebruik moeten maken van meerdere systemen om alle informatie te verzamelen. In de uitvoeringloop je het risico dat er geen uniformiteit is of dat de informatie niet actueel is. Gegevens moet worden overgenomen uit een ander document of er wordt een verkeerde datum gebruikt. Bij maak bedrijven bijvoorbeeld, waar de focus vooral op de productie ligt, zie je dat brieven, offertes, etc. vaak met knippen en plakken worden opgesteld.” Timmerman kan een scala aan voorbeelden noemen waardoor het fout gaat. “Neem de HR-afdeling van een organisatie: een nieuwe medewerker. Dan moeten veel gegevens worden verwerkt in het contract: wel of geen auto, speciale kleding, salaris natuurlijk en tal van faciliteiten. Met DocSys is dat veel eenvoudiger geworden omdat je met slechts een aantal muisklikken de juiste infor­matie in het document kunt plaatsen. Dat geldt ook voor verzekerings­polissen. Het kost veel tijd en het moet zorgvuldig en betrouwbaar zijn. En als je het hebt over contracten, dan wil de directievanzelfsprekend controle hebben over de inhoud en de regie over aspecten als arbeids­contracten en inkoopprocessen. DocSys biedt het gewenste inzicht in herziening, goedkeuring en ondertekening.”

Breed toepasbaar 

De mogelijkheden die DocSys biedt zijn breed toepasbaar voor onder andere de overheid, zorginstellingen, woning­bouwverenigingen en commerciële bedrijven, zowel op MKB-niveau als voor grote ondernemingen. In alle gevallen kan met de software van DocSys efficiënt en foutloos worden gewerkt. De gebruiker heeft altijd de beschikking over de meest actuele software en modules. Het gebruikersgemak is daarbij groot: bepaalde componenten die in een document moeten worden ingevuld worden eenvoudig met symbolen weergegeven. De koppelingen met verschillende datasystemen maken dat de informatie snel kan worden opgehaald; informatie die altijd consistent en actueel is. Hoewel de mogelijkheden met DocSys en de voordelen qua veiligheid, consistentie van data en efficiency groot zijn, heeft deze geavanceerde vorm van digitalisering bij ondernemingen nog weinig prioriteit. Timmerman: “ Bij organisaties als de Rijksoverheid of verzekeraars waar dagelijks grote hoeveel­heden documenten worden verwerkt is men zich bewust van de voordelen. Maar er zijn sectoren waar men ons niet als een prioriteit ziet. Daar wordt het maken van veertig offertes gezien als een succes, maar men realiseert zich niet dat die offertes veel sneller kunnen worden opgesteld met DocSys.” Overigens leert de ervaring dat de mening over het innovatieve documentensysteem van DocSys snel bijgesteld wordt zodra men er kennis mee maakt. “Daarom is het zaak dat we aan tafel komen om het te laten zien.”

Toekomst 

Dat de toekomst niettemin gunstig is voor DocSys, daarvan is Mark Timmerman overtuigd: “ De jongere generatie wil alles digitaal hebben en is gewend intuïtief te werken. Door symbolen te gebruiken binnen DocSys houden we rekening met nieuwe vormen van communicatie die zich in de toekomst gaan aandienen. Wij zijn altijd innovatief geweest met een sterke nadruk op digitalisering en zijn er klaar voor.” Daar is geen woord te veel aan: de mogelijkheden die DocSys biedt zijn toepasbaar in iedere omgeving, van ziekenhuis tot handelsonderneming. Nooit meer het risico van een verkeerde clausule in een nieuwe verzekeringspolis of foutieve gegevens gebruiken; contracten en offertes maak je met behulp van een paar muisklikken en verstuur je sneller. DocSys heeft niet alleen dertig jaar ervaring, maar is ook klaar voor een verdere digitale toekomst.

‍